Règlements

La Chambre de commerce du Grand Bathurst


Général

Les présents règlements sont rédigés conformément aux dispositions de la Loi sur Les Chambres de Commerce SRC, Ch-B-8 ci-après appelé « la loi ».  En cas de désaccords entre les articles du présent règlement et aucune partie ou article de la Loi les termes et conditions de La Loi l’emporteront.

 

Article I - Nom et Buts

1.01   Le nom de la présente organisation sera La Chambre de commerce du Grand Bathurst / The Greater Bathurst Chamber of Commerce.

 

1.02   La Chambre aura comme objectifs la promotion et l’expansion des échanges commerciaux pour favoriser le développement économique et social de la région du Grand Bathurst, d’exprimer effectivement le point de vue de la communauté d’affaire sur les matières d’importance régionale et nationale; de fournir le leadership qui assurera aux commerces une voix collective forte; de faciliter le contacte d’affaire et social de ses membres et de communiquer tout information relativement aux sujets d’intérêt à ses membres.

 

1.03   La Chambre de commerce du Grand Bathurst sera non religieuse et politiquement non-partisane et sera dirigée par un conseil d’administration tel que constitué ci-dessous établi.

 

1.04   Les versions anglaises et françaises des présents règlements seront également des règlements de La Chambre.

 

Article II – Siège Social

2.01   Le siège social et le lieu des réunions ordinaires de la Chambre de commerce du Grand Bathurst sera situé à l’intérieur de la région du Grand Bathurst dans un endroit  déterminé par le conseil d’administration.

 

Article III – Interprétation

3.01   Quand les mots « La Chambre » apparaît dans le présent règlement ses mots signifieront « La Chamber de Commerce du Grand Bathurst  / The Greater Bathurst Chamber of Commerce ».

 

3.02   Quand les mots « Le Conseil » apparaît dans le présent règlement ces mots signifieront « Le Conseil d’Administration de La Chambre de commerce du Grand Bathurst / The Greater Bathurst Chamber of Commerce ».

 

3.03   Quand les mots “La région du Grand Bathurst” apparaît dans le présent règlement ils seront réputés de comprendre les régions suivantes : Allardville, Bathurst, Beresford, Nigadoo, Petit Rocher, Pointe Verte et Belledune ainsi que régions avoisinantes.

 

Article IV – Sceau

4.01   Le sceau de la Chambre sera conçu de deux cercles concentriques entre lesquels apparaîtra le nom de la Chambre sous lequel sera imprimé les mots « Inc. 1913 » tel que démontre l’impression.

 

4.02   Le gérant général aura la garde du sceau et sera affixé à tout document autorisé par le Conseil.

 

4.03   Nonobstant l’article 4.02, le sceau peut être affixé sur aucun document requis en vérification d’un certificat d’origine par le gérant général seul ou par n’importe quel membre du personnel ou du Comité Exécutif qui a été désigné pour ce but par le Comité Exécutif.

 

Article V – Membres

5.01   Toute personne, entreprise ou organisme qui appuie les objectifs de la Chambre peut en devenir membre, sous réserve de l’approbation du conseil d’administration.

 

Les organisations non-gouvernementaux, les entités légales, les sociétés, les partenariats ou les successions qui appuient les objectifs de la Chambre peuvent en devenir membre, sous réserve de l’approbation du CA. Cependant, le droit de vote est  rattaché aux individus membres de la Chambre qui représentent de telles entités.

 

5.02   Chaque association, corporation, partenariat ou société qui est membre est intitulé à designer un représentant ou représentants (assujettis aux limitations imposées par le Conseil de temps à autre) qui sera réputé d’être Membre de la Chambre et peut exercer tous les droits et privilèges de Membre.

 

5.03   L’adhésion pour devenir Membre sera fait avec un formulaire approuvé par le Conseil, et peut être divisé en diverse classification telle que déterminé de temps à autre par le Conseil.

 

5.04   Les adhésions pour devenir Membre seront accordées sujet à l’approbation du Conseil.

 

5.05   Chaque adhésion sera accompagnée de la cotisation annuelle prescrite.

 

5.06   L’adhésion comme Membre continuera du temps d’être admis jusqu’à ce que le Membre résigne conformément aux dispositions des présents règlements ou a été radié de la liste de Membres par le Conseil.

 

5.07   Tout membre sera considéré « membre en règle » lorsque toutes ses cotisations et autres dettes envers la Chambre auront été acquittées. 

 

5.08   Le Conseil peut radier du rôle des Membres le nom de tout Membre qui omet de  payer ses frais de cotisations annuelles en dedans d’une période de trois mois de la date due.  Cette action par le Conseil a pour effet d’annuler tous privilèges de ce Membre.

 

5.09   Tout Membre de la Chambre qui a l’intention de se retirer ou résigner, peut le faire en aucun temps en donnant à l’écrit au Secrétaire un avis de 10 jours,  en autant que ses obligations envers la Chambre ont été rencontrées.

 

5.10   Les personnes qui se sont distinguées par leurs services méritoires ou publics peuvent être élues Membres Honoraires par un vote de la Chambre.  Cet honneur sera octroyé pour le terme déterminé par le Conseil.  Les Membres Honoraires jouiront des privilèges d’être Membre, mais ne pourront occuper aucun poste.  Ils seront exemptés de payer les cotisations annuelles.

 

5.11   Tout membre de la Chambre peut être expulsé par un vote majoritaire de deux tiers du Conseil a condition que le Conseil ait préalablement déterminé que cette adhésion est préjudiciable aux meilleurs intérêts de la Chambre et aussi que ce membre, sur préavis de trente jours, a eu l’opportunité de démontrer pourquoi son adhésion ne devrait pas être terminée.

 

Article VI – Cotisations

6.01   La cotisation annuelle des Membres de la Chambre sera déterminée annuellement par le Conseil.

 

6.02   La cotisation annuelle des Membres sera  payée le premier janvier de chaque année.

 

6.03   Aucun prélèvement autre que la cotisation annuelle des Membres ne sera imposé aux Membres, à moins d’être recommandé par le Conseil et approuvé par un vote majoritaire des Membres présents a une assemblée générale de la Chambre.  L’avis de convocation d’une telle assemblée générale contient un énoncé de la nature du prélèvement proposé.

 

Article VII – Officiers et Directeurs

 

7.01   Les officiers de la Chambre seront le Président, le Vice-président (Président-Elu), le Secrétaire-Trésorier.

 

7.02   Le comité exécutif du Conseil consistera des officiers mentionnés au paragraphe 7.01, le Président sortant, et du Gérant général.

 

7.03   Le conseil d’administration sera composé de :

 

a) dix (10) administrateurs élus (incluant les officiers) représentant 4 Directeurs de la Ville de Bathurst et un Directeur de chacune des régions suivantes : Allardville, Beresford, Nigadoo, Petit-Rocher, Pointe Verte et Belledune

b) le Gérant général (non-votant)

c) Toute autre personne nommé la discrétion du Conseil (non-votant)

d) Dans tout régions excluant la Ville de Bathurst et décrit dans le présent paragraphe, le nombre de directeurs pour chaque région individuelle sera augmenté de deux membres pour chaque 100 membres apportés à la Chambre. Pour  chaque 50 membres de plus apporté à la Chambre par une région cette région, aura droit à faire élire un directeur additionnel.

e) Advenant le cas où tous les postes d’administrateurs mentionnés dans la section A ne sont pas comblés, il serait possible de créer des postes de « membres extraordinaires » pour combler lesdits postes vacants.

 

7.04   Le terme des Membres élus du Conseil sera de deux ans renouvelables.

 

7.05   Le mandat des membres élus qui siègent sur le comité exécutif sera d’un an, renouvelable. Aucun des membres du conseil d’administration, à l’exception du secrétaire-trésorier, ne peut occuper le même poste pendant plus de deux années consécutives. Le mandat du secrétaire-trésorier sera d’une durée maximale de quatre (4) ans, sous réserve de l’approbation annuelle du conseil d’administration.

 

7.06   Le Conseil gouvernera et disposera des pouvoirs d’administration de la Chambre pour ses Membres.  Le Conseil peut adopter toutes procédures et règlements qu’il juge nécessaire en autant qu’il soit consistent avec les dispositions du présent règlement.  Le Conseil aura l’autorité de faire toute chose au nom de la Chambre qui sont consistant avec ses buts et objectifs.  Aucune déclaration publique au nom de la Chambre ne peut être fait par quiconque à moins d’avoir reçu au préalable l’autorisation du Conseil.

 

7.07   Le Conseil, ou à sa demande, le Président peut nommer des comités ou désigner des Membres du Conseil de la Chambre pour examiner, considérer, et rendre rapport sur un sujet, ou prendre toute action que le Conseil juge appropriée.

 

7.08   La rencontre d’au moins six directeurs constitue un quorum aux assemblées du Conseil, et ce quorum possède par vote majoritaire le pouvoir d’accomplir toutes choses permises à l’intérieur des pouvoirs du Conseil.

 

7.09   Si un membre du Conseil est absent pour trois (3) assemblées consécutives, le Conseil peut nommer un Membre de la Chambre pour le remplacer.

 

7.10   Le Conseil peut déléguer ses pouvoirs (sauf ceux qui sont à être exercé spécifiquement par le Conseil) au Comité Exécutif, et peut également de temps à autre révoquer cette délégation de pouvoir.

 

7.11   Entre les moments prévus pour la tenu des assemblées régulières du Conseil, le Comité Exécutif transigera les affaires de la Chambre et donnera son rapport au Conseil.  Le Comité Exécutif sera aussi responsable de superviser les activités de la Chambre, contrôler à l’intérieur des limites budgétaires, les finances de la Chambre, l’organisation et le fonctionnement des Comités de la Chambre, et tous autres responsabilités qui lui aura de temps à autres été délégué.

 

7.12   N’importe quels trois Membres votant ou plus du Comité Exécutif constituera un quorum aux assemblées du Comité.

 

Article VIII – Nomination

8.01   L’élection annuelle des administrateurs aura lieu chaque année au mois de mai lors de l’Assemblée générale annuelle.

 

8.02   Au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant chaque Assemblée générale annuelle de la Chambre, le CA nommera un Comité de mise en candidature qui sera composé du président, du directeur général, d’un membre du CA et d’au moins deux (2) membres en règle ayant droit de vote. Le président du Comité nommera aussi un agent de scrutin qui supervisera et procédera à l’élection générale annuelle conformément aux règlements adoptés par le CA.

 

Le Comité de mise en candidature validera les candidatures selon ce qui suit :

Les candidats au poste d’administrateur doivent adhérer aux principes de la Chambre de commerce du Grand Bathurst et doivent accepter de fonctionner selon les règlements et le code de conduite de la Chambre. Les formulaires de mise en candidature doivent être signés par trois (3) proposants (3 membres différents) en règle et le candidat.

 

8.03   Au moins quarante-cinq (45) jours avant l’Assemblée générale annuelle, une invitation sera lancée par courriel et par télécopieur à tous les membres en règle pour inciter ceux-ci à soumettre des candidatures pour les postes vacants.

 

8.04   Le Comité de nomination soumettra son rapport au Conseil au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée annuelle.  Sous réserve d’amendement et/ou d’approbation par le Conseil, le rapport sera envoyé par courrier, courriel ou par télécopieur à tous les membres de la Chambre au moins 10 jours avant la tenue de l’assemblée annuelle.

 

8.05   Les candidatures de ceux qui acceptent que leur nom soit soumis au vote pour l’obtention d’un poste au CA ou pour tout poste d’administrateur seront acceptées moyennant les conditions suivantes: chaque candidature doit être signée par au moins trois membres; chaque candidat doit être un membre en règle de la Chambre; chaque candidat ait consenti par écrit son intention d’accepter le poste s’il est élu. Les formulaires de mise en candidature complétés doivent parvenir à la Chambre au moins trois semaines (21 jours) avant la date prévue pour l’Assemblée générale annuelle.   

 

Article IX – Élections des administrateurs

9.01   Lorsqu’il n’y aura qu’une seule candidature pour tout poste ou qu’il n’y aura  que le nombre exact de candidatures pour les postes vacants au CA, ledit/lesdits postes seront comblés par acclamation lors de l’Assemblée générale annuelle.

 

9.02   Advenant qu’il n’y a autre mise en candidature, les candidats qui désirent que leurs noms demeurent en candidature pour être élus Membres du Conseil, seront déclaré élus.

 

9.03   Si autres mises en candidatures sont reçues du plancher, l’élection  procédera par scrutin, lequel scrutin sera sous forme approuvé par le Conseil et distribué à chaque Membre présent.  Le Comité de Nomination agira à titre de scrutateurs.

 

9.04   Advenant un poste vacant au sein du Conseil, le Conseil aura le pouvoir de combler ce poste en nommant un autre Membre de la Chambre pour  combler ce poste pour la durée du terme.

 

9.05   Un membre du conseil d’administration, incluant le directeur général, qui est candidat à une élection (municipale, régionale, provinciale ou fédérale) doit prendre congé du conseil pour la durée de la campagne. Si le membre est élu, il doit résigner son poste sur le conseil.

 

9.06   Les élus ou les fonctionnaires du gouvernement qui font partie d’un conseil municipal, de l’assemblée législative ou parlement fédéral ne peuvent soumettre leur candidature à un poste au sein du conseil d’administration de la Chambre. 

 

Article X – Election et devoir des officiers

10.01   Immédiatement après l’ajournement de la réunion annuelle, le Conseil d’Administration nommera parmi ses Membres les Officiers et le Comite Exécutif pour l’année.

 

10.02   Advenant qu’un Officier laisse ou quitte son poste, le Conseil d’Administration aura le pouvoir de combler ce poste en nommant un autre Membre du Conseil d’Administration pour combler son poste pour la durée de son terme.

 

10.03   Des que possible avant d’assumer son poste, le Président et Vice-président selon le cas devra être assermenté, et son assermentation prendra de la forme suivante

«  Je, _________ assermente que  j’accomplirai mon devoir comme Président / vice-président de la Chambre de Commerce du Grand Bathurst et qu’en m’acquittant de ce dit devoir je ferai toutes choses que je crois consciencieusement être adopté à promouvoir les objets et buts pour lesquelles la Chambre de Commerce du Grand Bathurst a été constitué, que Dieu me vienne en aide. »
 

10.04   Le Président sera l’Officier Exécutif en Chef de  la Chambre et présidera à toutes les réunions du Conseil d’Administration et du Comité Exécutif. Le Président sera Membre de tous Comités et exercera tout autorité et accomplira ses tâches tel que prescrit de temps à autre par le Conseil d’Administration, et agira à titre de porte parole de la Chambre.

 

10.05   Le Vice- Président assistera le Président et en l’absence du Président, présidera aux réunions et accomplira les tâches du Président.

 

10.06   Le Secrétaire –Trésorier aura la charge des records et  fonds de la Chambre, et supervisera la tenu de ces records et fonds relativement aux revenus et dépenses de la Chambre. Il rendra un rapport annuel relativement au statut financier de la Chambre et accomplira toutes autres tâches qui  pourraient  lui être confiées par le Conseil.

 

10.07   Les Officiers autorisés à signer tous documents ou chèques au nom de la Chambre seront au moins deux des officiers suivants : Le Président, le Vice- Président, le Secrétaire-Trésorier et le Gérant. Ces 2 Officiers pourront endosser des cheques pour dépôt ou pourront vérifier les états de compte bancaires.

 
Article XI- Directeur- Général

11.01   Le Directeur Général sera nommé par le Conseil et devra rendre compte au Conseil par l’entremise du Comite Exécutif.

 

11.02   Sujet à la direction du Comite Exécutif de la Chambre, le Directeur Général aura la responsabilité  et l’autorité de gérer et d’administrer les affaires de la Chambre ainsi que le personnel. Il ou elle sera également responsable de la planification de programmes, de recherches, de fournir du personnel de soutien à divers comités ; le développement des membres et relations ; la planification et l’administration de réunions, de séminaires,  de  conférences et évènements spéciaux, de planification financières et de gérances, des relations publiques et du media, et autres tâches  qui pourrait lui être assignées de temps à autres par le Conseil. Il ou elle agira également à titre de secrétaire du Conseil d’Administration et du Comité Exécutif et verra à ce que les records et procès verbaux des réunions de la Chambre soient tenus, d’avoir le soin et contrôle de ces dit records, et de voir à la publication de ces rapports. Il ou elle pourra aussi  quand autorisé, agir comme porte parole de la Chambre.

 

11.03   Le Directeur Général sera un Membre non votant du Conseil  d’Administration et du Comite Exécutif  (sauf en matière traitant sa  rémunération ou impliquant un  contrat entre lui ou elle-même et la Chambre où le Directeur sera excusé) et agira à titre de Membre non votant de tous Comités de la Chambre à l’exception du Comité de Nomination.

 

11.04   La rémunération ainsi que toute entente entre la Chambre et le Directeur Général sera déterminé par le Comité Exécutif  assujetti à l’approbation du Conseil d’Administration.

 

Article XII- Réunions

12.01   La réunion annuelle de la Chambre sera tenue en dedans de cinq  (5) mois de  l’année financière de la Chambre, à l’endroit et à la date déterminée par le Conseil d’ Administration.

 

12.02   Les réunions générales spéciales de la Chambre peuvent être convoqués par le Président, le Comité Exécutif, le Conseil d’Administration, ou à la demande écrite de trente (30) Membres de la Chambre. L’avis d’une telle réunion devra contenir une déclaration du but de la réunion, et devra être signé par le Président ou le Directeur Général.

 

12.03   L’avis de la réunion annuelle ou des réunions générales spéciales de la Chambre spécifiant l’heure et l’endroit de la tenu de ces réunions devra être envoyé par courrier, courriel ou par télécopieur à la dernière adresse connu de chaque membre au moins dix (10) jours avant la tenu de la réunion, ou devra être publié dans un ou plusieurs journaux dans la région du Grand Bathurst au moins cinq (5) jours avant la tenu de la réunion.

 

12.04   Trente (30) membres constituera un quorum à toute réunion annuelle ou générale spéciale de la Chambre, et à moins d’être spécifiquement prévu autrement, une majorité des membres présents sera compétent d’accomplir tous actes à ces réunions en conformité avec les objets et buts de la Chambre.

 

12.05   Le conseil d’administration et le comité exécutif devra se rencontrer respectivement au moins mensuellement pour transiger les affaires de la chambre à moins d’être autrement résolu par les membres votant du conseil d’administration ou du comité exécutif.

 

12.06   Les minutes des réunions annuelles ou réunions générales spéciales de la Chambre, du Conseil d’Administration ou  du Comite Exécutif, seront tenues et seront signé par la personne qui a présidé ces réunions.

 

Article XIII- Comités

13.01   Le Conseil aura le pouvoir de nommer tous Comités qu’il juge opportun et pourra déléguer à ces comités tels tâches, avec telles instructions et telles conditions que le Conseil jugera appropriées.

 

13.02   Le Conseil nommera un Président de chaque Comité et fournira à ce Président son mandat. Le Président  de ce Comité sera intitulé à recevoir un avis de convocation de toutes réunions du Conseil, participera régulièrement à ces réunions, et rendra son rapport au Conseil.

 

Article XIV- Année Financière

14.01   L’année financière de la Chambre se terminera le 31 décembre de chaque année.

 

Article XV- Revue des États Financiers

15.01   Un vérificateur sera nommé par les Membres présents lors de la réunion annuelle et il vérifiera les livres et comptes de la Chambre au moins une fois par année. Un état financier sera présenté par le Secrétaire- Trésorier ou son représentant à chaque réunion annuelle ou à tout autre temps exigé par le Conseil.

 

Article XVI- Procédure

16.01   Lors de toutes réunions du Conseil, Robert’s Rules of Order sera la procédure parlementaire suivi lorsque cette procédure n’est pas en conflit avec les présents règlements.

 

Article XVII- Règlement Bancaire

17.01   Le Conseil de la Chambre pourra de temps à autres

 

a) Faire des emprunts sur le crédit de la chambre en optant des prêts ou avances découvert ou autrement ;

 

b) Emettre, vendre ou réémettre des garantis de la chambre incluant les obligations débentures à des sommes jugées convenables au prix qu’il détermine approprié.

 

c) Sans limiter les pouvoirs qui lui ont été conféré, le conseil peut donner les garantis ou promesses des garantis, des ententes documents ou instruments de toutes formes requises par la loi sur les banques ou autrement afin de garantir des sommes empruntés ou a être empruntés ou toutes obligations d’endettement ou autrement de la chambre encouru soit directement ou indirectement ou autrement.

17.02   Le Conseil aura de temps à autres l’autorité de nommer n’importe quelle banque, institutions bancaires ou compagnies de fiducies comme banquier de la Chambre    

 

Article XVII- Règlement

 

18.01   Les présents  règlements peuvent être amendés ou abrogés par un vote de deux tiers (2/3) des Membres présent à aucune réunion annuelle, ou réunion spéciale générale de la Chambre pourvu qu’un avis de tous les changements proposés aura été expédié par courrier, courriel ou télécopieur à la dernière adresse connu de chaque Membre de la Chambre au moins dix (10) jours avant la tenue de cette réunion.

 

18.02   Les présents règlements engageront les Membres de la Chambre, ses Officiers et toutes personnes légalement visées par ces règlements.

 

18.03   Suite à l’adoption des présents règlements tous règlements adoptés au préalable son par les présentes abrogés.